Суть метода «Альпы» и этапы его реализации

Изначально название «Альпы» — акроним, но при переводе с немецкого аббревиатура была утеряна. Теперь в русскоязычном пространстве метод «Альпы» в планировании времени имеет прямое значение. Название схемы тайм-менеджмента символизирует подъем на горную вершину, то есть преодоление череды препятствий для достижения финальной цели. 

Особенности техники

Смысл метода заключается в том, чтобы разделить задачи на более и менее важные и с максимальной точностью предсказать, сколько времени уйдёт на их выполнение. Метод «Альпы» в планировании построен на идее, что человек справится с задачами успешнее, если будет заранее понимать, сколько времени на какое дело придётся потратить.

Управление временем по методу «Альпы» делится на несколько этапов, каждый из которых занимает 3-5 минут. Таким образом, для использования этой техники важно выделять эти несколько минут с утра на то, чтобы проанализировать свои задачи и оценить время, которое будет на них затрачено. Также планировать задачи можно в начале недели, чтобы не тратить на это начало каждого рабочего дня. 

Метод подходит не только для повышения эффективности на работе — им также можно пользоваться для освоение новых навыков, учёбы и выполнения домашних дел. Он помогает экономить эмоциональные и энергетические ресурсы, грамотно распределять своё время, не «распыляться» и чётко ставить перед собой цели на день, неделю или месяц.  

Шаг 1. Cписок дел

Техника управления временем «Альпы» состоит из 5 шагов. Первый из них заключается в составлении списка всех дел на день. Выпишите всё, что необходимо выполнить сегодня. На этом этапе не старайтесь отделять важные дела от неважных — этим мы займёмся потом. Пока что важно создать максимально полный список и ничего не забыть. Вынести мусор, позвонить маме и провести встречу с инвесторами — сейчас нет дел больших и маленьких, необходимо зафиксировать их все.

Многим удобно составлять такие списки в онлайн-формате. В этом есть определённый смысл: такое диджитал-планирование облегчает перемещение или удаление задач, если вдруг что-то поменяется. Вы можете удалить любую встречу или перенести её на несколько часов вперёд без необходимости стирать, зачёркивать или переписывать весь текст. Однако сгодятся и ручка с листом, главное — выписать на бумагу или страницу приложения в вашем телефоне абсолютно всё. Не стоит что-то оставлять в голове, так как такие задачи легко забыть и потерять во время насыщенного рабочего дня. 

Шаг 2. Оценка времени

Сколько часов вам понадобится для того, чтобы завершить все дела? Ответить на рабочее сообщение — минута, посетить встречу — полтора часа. Посмотрите на ваш список и оцените, сколько времени, как вам кажется, уйдёт на каждый из пунктов. 

Аккуратно добавьте к каждой задаче время, которое планируете на неё потратить. Постарайтесь давать оценку, максимально приближенную к реальности, не преуменьшайте необходимое время, но и не растягивайте одну задачу на весь день. Не забудьте учесть перерыв на обед, пятиминутный отдых между сложными делами и другие перерывы по необходимости. Например, если вам предстоит посетить две конференции в разных концах города, учтите время на дорогу. 

В конце у вас получится длинный список и финальная цифра — допустим, 10 часов, которые понадобятся для решения всех задач. На этом моменте становится понятно, что завершить абсолютно все дела просто не получится, ведь вам банально не хватит часов в рабочем дне. Не расстраивайтесь, в данной ситуации это совершенно нормальный вывод. Ведь мы выписывали все задачи без какой-либо сортировки, не фильтруя их по важности и срочности.

Шаг 3. Расставление приоритетов

А теперь взгляните на список и решите, какие задачи выполнить действительно необходимо. Возможно, какую-то часть можно перенести на другой день, делегировать коллегам или вовсе убрать из списка. Попробуйте сортировать задачи по важности и срочности. Например, закончить и отправить большой документ — основной приоритет на день, а менее срочные задачи можно попробовать перенести. Неважные дела, само собой, удаляются из списка.

Шаг 4. Резервное время

Обеспечьте себе дополнительное время в течение дня на незапланированные задачи. Этот запас также поможет вам в случаях, когда вы неверно оценили время, необходимое для решения проблемы, и потратили больше. 

Согласно методу «Альпы» 60% времени должно уходить на дела из списка, и 40% — в резерв. Если вам кажется, что этого слишком много или мало, подстройте схему под себя. В реалиях 8-часового рабочего дня, согласно методике, 5 часов у вас уйдёт на задачи из списка и 3 — в резерв на другие экстренные дела.

Шаг 5. Контроль и анализ

Постарайтесь следить за своими результатами: что удалось выполнить, а на что не хватило времени? Проанализируйте, хватает ли вам резерва или необходимо добавить несколько часов на форс-мажоры, если они часто происходят в вашей профессии? Также обратите внимание, на какие задачи уходит больше времени, чем планировалось, и учтите это при составлении следующих списков дел. 

Кому подойдёт метод

Если вы ищете способ тайм-менеджмента, который относительно прост в применении — попробуйте внедрить в свою жизнь технику «Альпы». Однако будьте готовы, что в начале какое-то время будет уходить на подготовку списка, разделение задач по приоритетам и оценку времени. 

Со временем этот процесс станет более понятным, войдёт в привычку и перестанет требовать отдельных усилий. Метод «Альпы» поможет вам не тратить время на неважные задачи, лучше делегировать ответственность и не теряться в огромном списке дел. Также, используя техники тайм-менеджмента, вы перестанете оказываться в ситуациях, когда не знаете, а что вообще делать из длинного перечня задач.

Конечно, метод «Альпы» подойдёт не всем: в зависимости от специфики работы или даже особенностей темперамента, некоторым людям он не понравится. Однако этот способ тайм-менеджмента применяется уже больше 20 лет, и попробовать его точно не повредит. Техника «Альпы», при грамотном внедрении, улучшает мотивацию, снижает уровень прокрастинации и помогает взглянуть на свой рабочий загруз объективным взглядом (особенно на этапе контроля и анализа). Также резерв, заложенный в этой методике, поможет вам решать неожиданные и экстренные задачи, выделять время на отдых и грамотно распределять ресурсы во время рабочего дня.

Схема «Альпы» отлично подойдёт школьникам и студентам. С помощью этой методики можно распределять время на домашние задания и хобби, готовиться к парам или экзаменам. Метод «Альпы» очень гибкий, и каждый может вносить в него изменения по своим предпочтениям, чтобы управлять временем более осознанно и эффективно.