К статьям
Дедлайн: определение и правила применения

Дедлайн: определение и правила применения

139
Время прочтения: 18 минут
Дедлайн: определение и правила применения
Содержание статьи
Показать
  • — Что такое дедлайн
  • — История и происхождение понятия
  • — Виды
  • — Зачем нужны дедлайны
  • — Правила применения
  • — Как справиться с дедлайнами
  • — Последствия несоблюдения дедлайнов
«Дедлайн сдачи проекта — следующая пятница». «Игорь опять просрочил все дедлайны, и теперь вся компания работает сверхурочно». Вероятно, вы слышали эти или похожие фразы, и теперь вас интересует, что же такое дедлайн? Откуда появилось это слово, что оно означает и какое отношение имеет к нашей повседневной жизни? Что ж, в этой статье будем обсуждать именно это.

Что такое дедлайн

Дедлайн — это точная дата и время, к которым проект или задача должны быть завершены и сданы. Например, если в университете вам говорят, что дедлайн сдачи эссе — 21 марта до 18:00, это означает, что позже этого времени преподаватель не примет вашу работу. 

Другой пример дедлайна — требование начальника закончить годовой отчёт не позднее 31 марта. Вообще, конечно, дата может быть любая — дедлайн появляется тогда, когда встречаются задача и чёткие сроки, выделенные на её выполнение. 

Определение

Слово «дедлайн» означает последний срок сдачи работы или проекта. Дедлайны могут использоваться на учёбе или на работе как способ организации рабочего процесса. Это даты, к которым должны быть завершены определённые задачи.

Что такое дедлайн в учёбе

Дедлайны в обучении встречаются часто, особенно если вы получаете высшее образование. В вузе дедлайн — это дата и время, до которого можно сдавать задание. Если вы пропустите дедлайн и не успеете отдать проект преподавателю до оговоренных даты и времени, то он может не принять ваше задание вовсе или снизить итоговый балл. Поэтому дедлайн в учёбе значит, что работу необходимо сдать не позже указанного времени. 

Что значит дедлайн в жизни

Дедлайны встречаются не только в учёбе или на работе, они бывают и в жизни. Обычно такие независимые дедлайны человек ставит для себя сам: например, научиться вязать крючком до конца года или посетить 5 стран до 30 лет. В этом случае дедлайн — это задача, которую вы хотите выполнить до определённого времени. Она может быть связана с любой сферой вашей жизни.

История и происхождение понятия

1_detail-1.png

Дедлайн — заимствованное из английского слово. В оригинале оно состоит из двух частей: dead и line, что дословно переводится как «мёртвая линия» или «крайняя черта». 

Впервые это слово встречается в XIX веке. Его упоминание связано с концлагерями во время гражданской войны в Америке. Дедлайном называли линию, которые пленные не могли пересекать: если они выходили за её территорию, охранники открывали огонь на поражение. 

В начале XX века слово встречается снова, но уже в другом контексте. Дедлайном называли предел, за которым не печатался текст на печатной машинке. В русский язык слово пришло в 90-е годы. Сегодня термин означает последний момент времени, после которого сдача проекта будет считаться просроченной. Например, если дедлайн поставлен на 4 февраля, но вы отправляете документ 5 числа, то вы пропустили дедлайн.

Виды

Дедлайны бывают разные: они отличаются по срочности и цикличности. Некоторые дедлайны можно «сдвинуть» (хоть это и противоречит смыслу слова), а нарушение других приводит к большим финансовым потерям для компании и сотрудников или неприятным последствиями для студента (например, недопуск к экзамену или серьёзное снижение итоговой оценки). 

Таким образом, условия дедлайнов бывают разные и именно от них многое зависит. Цикличные дедлайны повторяются каждый месяц, каждую неделю или каждый квартал. А единоразовые дедлайны не возвращаются после выполнения проекта. 

Мягкий дедлайн

2_detail.png

Это дата сдачи, которую можно перенести. Фактически это означает, что проект неплохо было бы сдать к этому времени, но если получится завершить чуть позже, то особых проблем не будет.

В учёбе это означает, что преподавателю в это время уже можно показывать работу, но никаких санкций для тех, кто этого не сделает, не будет. Таким образом, это ранний дедлайн, который легко сдвигается.

Жёсткий дедлайн

3_detail.png

Если дедлайн жёсткий, то его нельзя просрочить. Точнее, конечно, можно, но это будет иметь разнообразные негативные последствия вплоть до отчисления или увольнения.

Например, в учёбе жёсткий дедлайн может быть поставлен для сдачи курсовой или дипломной работы. И если вы пропустите их, то есть не отправите документ в срок, то можете столкнуться с отчислением или как минимум пересдачей на следующий год.

А если жёсткий дедлайн выставлен на работе, то задержка может стоить компании крупной сделки. Например, после оговоренного срока клиент просто не примет проект, так как уже не будет смысла его запускать. В таком случае ответственный за просрочку сотрудник может получить выговор или штраф, а в самых серьёзных случаях даже потерять работу.

Что такое нарушение дедлайна

Нарушить, просрочить, пропустить и не соблюсти дедлайн — все эти слова имеют схожее значение. Дедлайн считается пропущенным или нарушенным, если работа не была выполнена в срок. Даже сдав проект на минуту позже, вы нарушаете дедлайн, если он был жёсткий.

Зачем нужны дедлайны

4_detail.png

Дедлайны используются в работе, учёбе и даже в личной жизни. Они помогают эффективно организовать рабочий процесс и тесно связаны с тайм-менеджментом. Вот несколько функций, которые выполняют дедлайны:

  • управление временем и организация работы,

  • мотивация и повышение производительности,

  • установка реалистичных сроков,

  • распределение задач и приоритетов.

Таким образом, поставленные дедлайны не только сигнализируют нам о последнем допустимом сроке сдачи проекта. Также они помогают распределить задачи по важности и срочности. Если дедлайн одной презентации завтра, а второй — через неделю, конечно, вы начнёте работать над первой раньше. 

Дедлайны также помогают установить реалистичные ожидания. Если дата сдачи поставлена корректно и заранее оговорена с исполнителем, то не происходит ситуаций по типу «это должно быть сделано ещё вчера». Работники не испытывают дополнительного стресса и не переживают, что их внезапно попросят сдать незавершённый проект раньше оговоренного срока. Человек, которому поставили дедлайн, чётко знает, когда он должен сдать работу, и распределяет своё рабочее время соответственно.

Помимо этого, дедлайны повышают производительность: они помогают не терять времени зря и не растягивать задачу, которую можно выполнить за пару часов, на несколько дней. Поэтому многие люди ставят себе дедлайны самостоятельно. Например, вы можете выделить час на генеральную уборку кухни или решить для себя, что начинаете ходить в зал не позднее конца месяца. Конечно, для соблюдения таких ограничений необходим развитый самоконтроль, но всё же это вполне рабочая схема для людей, которые часто тратят на дела гораздо больше времени, чем стоило бы, или тянут до последнего с выполнением ежедневных задач.

За соблюдения личных дедлайнов можно себя наградить: например, купить что-нибудь вкусное или сходить в любимый кинотеатр. Если вы умеете договариваться с собой и выполнять поставленные цели без прокрастинации и переносов, то приятное завершение дня только добавит вам мотивации в следующих раз.

Правила применения

Для того чтобы дедлайны работали, важно ставить их корректно. Вот несколько правил, которые важно соблюдать, чтобы мотивировать себя или сотрудников и получать хорошие результаты.

Постановка выполнимых задач

Если дедлайн — вчера, а работы в проекте на несколько недель, ваши работники (или вы сами, если ставите дедлайн себе) не смогут выполнить задачу. Но получат лишние тревоги и потенциальное выгорание, если такие ситуации будут происходить часто.

5_detail.png

Конечно, любому работодателю хочется получить от своих сотрудников максимальное количество выполненных задач за минимальное время. Однако важно понимать: если вы будете выжимать из людей больше, чем они способны дать, в компании с большой вероятностью будет высокая текучесть кадров. Да, вы сэкономите какую-то часть бюджета на проектах, которые сотрудники выполнили в 2 раза быстрее, работая без выходных и по ночам. Но эти же деньги придётся вложить в поиск новых кандидатов, когда люди устанут от такого темпа и уйдут на поиски новых вакансий.

Поэтому лучший дедлайн — тот, который не пропустили. А для этого важно ставить адекватные сроки и прислушиваться к людям, которые будут выполнять работу. Старайтесь всегда ставить дедлайны заранее. В большей степени это касается учёбы, так как на работе могут появляться неожиданные новые проекты. Но, например, в школе или университете план обучения прописан заранее, и преподаватель может озвучить дедлайны по всем важным работам на много месяцев вперёд. Так студенты и школьники смогут подготовить задание в комфортном темпе.

Особенно важно ставить дедлайны заранее в вузах: многие студенты совмещают учебу с работой, да по другим предметам заданий немало. Поэтому лучше объявить даты сдачи работ в самом начале учёбы. Это поможет и студентам, которые смогут найти время на выполнение задания, и преподавателям, за которыми никто не станет гоняться, чтобы попросить отсрочку (ведь о сдаче проекта и критериях было объявлено за несколько месяцев).

Расстановка приоритетов

Дедлайны не должны накладываться друг на друга. Как говорится, если все задачи срочные, то никакие на самом деле не срочные. Иногда в один проект может входить несколько задач, для каждой из которых нужен свой дедлайн.

Разные люди взаимодействуют с дедлайнами по-разному. Кому-то удобнее совмещать несколько проектов, выделяя каждому по паре часов в день. А другие люди более эффективно справляются с задачами, когда начинают следующую только после завершения предыдущей. Поэтому если вы знаете про какую-то свою особенность, её важно принимать во внимание. Так можно повысить эффективность и выполнять задачи быстрее и продуктивнее.

Коммуникация и согласование с коллегами

Конечно, некоторые учебные или рабочие проекты выполняются людьми в одиночку. Но групповых заданий тоже бывает немало. Если вы работаете над задачей в команде, постарайтесь выстроить эффективную коммуникацию.

6_detail.png

Случается, что из-за недопониманий в команде два человека выполняют одну и ту же часть работы, а какой-то пункт проекта остаётся незакрытым. Также коллеги могут просрочить дедлайн или выполнить задачу неправильно, не поняв задания. Чтобы этого не произошло, важно обсуждать все детали заданий: так вы сможете убедиться, что каждый участник команды знает, какие задачи он должен выполнить и к какому сроку.

Но не стоит тратить на обсуждение слишком много времени. Тысяча встреч, много электронных писем и сообщений в рабочих чатах могут работать контрпродуктивно: за обсуждением деталей и уточнением всего на свете можно не успеть поработать.

Как справиться с дедлайнами

Дедлайны могут помогать в учёбе и работе, но также могут служить дополнительным источником тревог и стресса. Чтобы не нарушать их и не платить за выполнение задачи в срок своим эмоциональным благополучием, придерживайтесь следующих правил.

Планирование и создание графика работы

7_detail.png

Вы получили задание и узнали дедлайн. Что дальше? А дальше следует составить план работы: разделите задачу на несколько подзадач, решите для себя, как подойдёте к выполнению каждой из них.

Эксперты рекомендуют планировать большую часть работы (или самые сложные моменты) на начало рабочей недели или рабочего дня. И это отличная стратегия, если в этом время у вас больше сил и энергии. Но если для эффективной работы вам необходимо «раскачаться», то, конечно, вы можете приступить к самой сложной части задачи и в середине дня. Однако сначала всё же стоит завершить основную часть работы и уже затем приниматься за детали. 

Разделение задач на подзадачи

Об этом уже упоминалось в предыдущих пунктах статьи, но это очень важный шаг для соблюдения дедлайнов. Проект может казаться огромным и непосильным. Но если вы разобьёте задание на несколько пунктов, подступиться к ним будет легче.

Также эта методика поможет справиться с прокрастинацией: если дело не кажется особо сложным, то откладывать на потом его хочется гораздо меньше. Таким образом, выполняя задание по частям, вы постепенно будете подходить к завершению проекта и не пропустите дедлайн. А если пытаться всё успеть в последний момент, то риск не сдать всё в срок очень велик.

Использование техник управления временем

8_detail.png

И конечно же, всегда можно применять некоторые хитрости, чтобы облегчить себе работу. Методик тайм-менеджмента немало, и вот некоторые самые простые из них:

  • Техника помидора. Установите таймер и работайте в течение 15 минут, не отвлекаясь. Затем сделайте пятиминутный перерыв. Повторяйте, пока не завершите все запланированные дела на день. Эта техника повышает продуктивность, так как не отвлекаться 25 минут гораздо легче, чем работать несколько часов подряд. Таким образом человек как бы обманывает мозг, убеждая его, что поработать нужно совсем немного, а затем будет перерыв. 

  • Техника «съешь лягушку». Согласно этому методу, в самом начале рабочего дня нужно выполнить самые неприятные задачи, чтобы потом день был наполнен только лёгкими и интересными проектами. Это помогает избежать прокрастинации: люди склонны пасовать перед сложными делами, но не так страшен чёрт, как его малюют. Поэтому когда вы начинаете день с выполнения самой сложной части работы, оказывается, что она была вам вполне под силу.

  • Метод слона. Слон большой и сразу с ним не справится, но если мысленно разделить его на несколько частей, то всё сразу станет легче. Это методика основана на превращении одной большой и сложной задачи в несколько простых и маленьких. 

Последствия несоблюдения дедлайнов

Соблюдать дедлайны очень важно. И если вам их поставили преподаватели или руководство, и если вы придумали их себе сами. Во-первых, так вы работаете над самодисциплиной и проникаетесь к себе уважением. Вы знаете, что если что-то было запланировано, то это будет сделано, — понимают это и окружающие. Всегда приятно и полезно!

А во-вторых, выполнять задачи нужно в срок не только для того, чтобы избежать негативных последствий. Но также для того чтобы становиться лучше как человек и специалист, двигаться вперёд и достигать новые вершины в личной и профессиональной сфере.

9_detail.png

Дедлайны — это большая часть организации учебного и рабочего процесса. Конечно, их необходимо соблюдать, чтобы не подставить коллег и не потерять работу. Вообще просрочка не каждого дедлайна будет иметь серьёзные последствия: какие-то из них были мягкие, а какие-то проекты действительно можно было закончить позже без особых проблем и потерь. Но всё же нередко люди сталкиваются со значительными последствиями за несоблюдения дедлайна. Вот некоторые из них:

  • Потеря доверия и уважения. Если вы руководите отделом, вам поручают важный для компании проект и вы не справляетесь — скорее всего, вас не уволят. Как-никак, вы ведь директор, важный специалист. Но в следующий раз новый и прибыльный проект поручат не вам, а вашему коллеге, который затем продвинется по службе. Конечно, не факт, что всё случится именно так, но опасность всё же есть. Ведь если вы показали, что не всегда способны соблюдать сроки, многие люди не захотят рисковать и сотрудничать с вами снова.

  • Ухудшение качества работы. Пропуск дедлайна одним человеком нередко означает увеличение рабочей нагрузки для всех остальных. Особенно часто это происходит в учебных проектах: презентацию надо сдавать завтра, но один человек из группы не выполнил своей части. Если задание не сдать, студенты не будут допущены к экзамену. Поэтому кому-то (или всем сразу) придётся проделать дополнительную работу в ограниченные сроки.

  • Стресс и перегрузка. Бывает, что если задача не сделана в срок, то заканчивать её уже нет смысла — всё равно проект не примут. Но чаще встречается другая ситуация: да, дедлайн просрочен и это сулит много проблем компании, но закончить проект всё таки надо. Это значит, что ответственность и новые дела ложатся на плечи новых сотрудников, и работы для всех становится больше.

Чтобы избежать проблем с дедлайнами, старайтесь реалистично оценивать время, которое понадобится вам на выполнение задания. Не бойтесь обновлять и переписывать планы, если в середине проекта что-то изменилось. Обязательно закладывайте запас на непредвиденные ситуации и не забывайте отдыхать. Делать перерывы — гораздо более продуктивно, чем сидеть за работой 20 часов в сутки до изнеможения.

Дедлайны в современном мире встречаются практически во всех сферах, поэтому важно научиться грамотно с ними взаимодействовать. Тогда они станут для вас средством достижения успеха, а вовсе не источником постоянной тревоги и волнения. При правильном подходе дедлайны — наши друзья. Но при этом очень важно избегать перегибов и не требовать от себя слишком многого.

139
0
0
Материалы по теме
0 комментариев